Di era milenial saat ini, segalanya serba canggih dan cepat. Kemajuan teknologi kian memudahkan manusia untuk melakukan komunikasi. Banyak terjadi perubahan yang sangat luar biasa terhadap gaya hidup, termasuk dalam dunia kerja. Hampir semua perusahaan menggunakan internet atau media online dalam membantu menjalankan semua kegiatannya dengan lebih cepat. Dalam hal membuka lowongan kerjapun dilakukan menggunakan media online, dan lebih memilih email sebagai sarana yang efektif dan efisien bagi pelamar kerja dalam mengirimkan lamarannya. Tetapi, tidak semua pencari kerja terbiasa mengirimkan lamaran pekerjaan via email. Padahal, bagi suatu perusahaan, untuk mengetahui kepribadian pelamar dapat dilakukan melalui kerapian dan kelengkapan administrasi yang dikirimkan. Yang dimaksud dengan kelengkapan administrasi adalah kesesuaian antara yang tertera di daftar riwayat hidup dan berkas yang dilampirkan. Anda tak perlu galau. Kami akan memberikan tips-tipsnya.
Tips jitu lolos seleksi administrasi untuk melamar kerja via email:
1. Perhatikan Judul atau Subjek Email
Berkas lamaran kerja yang Anda kirimkan via email harus diberi judul dengan jelas dan singkat. Agar pihak penerima email bisa langsung mengetahui tujuan email yang Anda kirimkan. Ada beberapa perusahaan yang menentukan judul atau subjek email. Sebagai pihak pelamar kerja, Anda harus memperhatikan dan membaca dengan teliti persyaratan yang diperlukan untuk posisi yang Anda harapkan.
2. Pergunakan Email yang Profesional
Dalam mengirim lamaran pekerjaan, gunakanlah alamat email yang terlihat profesional dan mudah diingat. Kami sarankan dalam membuat email untuk kepentingan lamaran pekerjaan dengan menggunakan nama anda bukan julukan atau nickname, misalnya syawal rahmatullah@gmail.com. Karena jika anda memasuki dunia kerja, secara tidak langsung Anda dituntut lebih profesional dan dewasa.
3. Penulisan Surat Lamaran
Di bagian manakah? sebaiknya surat atau cover letter di letakkan? Apakah di badan email (di dalam email) atau di file tersendiri? Menurut kami sebaiknya surat lamaran diletakkan di badan email dan di file tersendiri, karena ada beberapa perusahaan yang cenderung menggunakan ketentuan di badan email dan ada juga yang di file tersendiri. Tak ada salahnya jika surat lamaran di letakkan di badan email dan file tersendiri. Dengan catatan untuk yang ada di file tersendiri akan lebih baik jika dibubuhi tanda tangan pelamar. Untuk surat lamaran yang di letakkan di badan email buatlah dengan rapi karena hal tersebut akan memberikan nilai tersendiri bagi Anda. Tulis secara sopan, singkat, padat dan jelas, tidak perlu narasi yang terlalu panjang.
4. Penulisan Resume atau Curiculum Vitae (CV)
Perlu anda perhatikan, jangan menulis resume atau curiculum vitae (CV) di badan email, karena akan terlihat sangat tidak rapi dan akan menyulitkan pihak pencari kerja untuk membacanya. Karena pihak penyedia kerja tidak akan membaca resume Anda. Disarankan untuk menulis resume atau curiculum vitae (CV) pada dokumen pdf atau sesuai persyaratan yang ditentukan dan lampirkan dalam bentuk attachment. Tulis atau ketik dengan rapi, tidak perlu terlalu banyak aksesoris. Berikan informasi terbaru, asli, bersifat informatif dengan sopan, rapi, singkat, jelas dan padat. Tidak perlu narasi yang terlalu panjang. Cantumkan pengalaman seperti kegiatan organisasi yang diikuti, pengalaman kerja, freelance, yang bisa dijadikan pertimbangan kualitas pelamar.
5. Jenis File yang Dikirim
Menurut kami, sebaiknya kirimkan file dalam bentuk .pdf jika tidak disebutkan dalam persyaratan. Karena file dalam bentuk . pdf mudah untuk dibuka. Dan software untuk membuka file .pdf hampir semua orang menggunakannya. File yang dikirimkan sebaiknya dilampirkan di attachment, jadi pihak penyedia kerja bisa langsung membuka atau mendownloadnya. Jangan mengirimkan link file baik itu link google drive atau lainnya, karena bisa jadi file Anda akan diabaikan dan tidak dibuka oleh penyedia kerja. Apalagi jika surat lamaran yang masuk dalam jumlah banyak. Jika file terlalu besar maka pisahkan antar file, misalnya file Surat Lamaran, Curiculum Vitae, Ijazah, dan lainnya.
6. Jenis File Pendukung
File pendukung meliputi Ijazah, Transkrip Nilai, Foto Diri, KTP, SKCK, Surat Keterangan Sehat, SIM, NPWP, Surat Keterangan Pengalaman Kerja, dan lainnya. File-file pendukung tersebut sebaiknya dipisah dan pindailah atau scan dalam bentuk .pdf. Pada umumnya file foto berbentuk JPG dan size filenya sangat besar, maka convertlah menjadi .pdf (atau sesuaikan dengan persyaratan). Jika foto diminta dalam bentuk .jpg maka perkecil sizenya dengan beberapa software atau aplikasi foto editor. Foto diri hendaknya update, sesuai standar minimal biasanya tiga bulan terakhir. Jangan lupa perhatikan masa berlaku dari file-file pendukung yang Anda kirimkan.
7. Bahasa yang Digunakan
Dalam menuliskan surat lamaran kerja maupun resume, gunakanlah bahasa Indonesia dengan baik dan benar, sesuaikan dengan PUEBI. Jangan menggunakan bahasa yang tidak resmi atau bahasa gaul. Tak lupa sesuaikan bahasa berdasarkan persyaratan atau informasi lowongan kerja yang ada. Jika info lowongan kerja menggunakan bahasa Inggris, gunakanlah bahasa Inggris yang baku dalam penulisan surat lamaran kerja maupun resume. Jangan menggunakan bahasa Inggris jika info lowongan kerja menggunakan bahasa Indonesia, karena bukannya menambah nilai plus bagi Anda maka akan mengurangi, karena Anda bisa dianggap tidak teliti dan berlebihan.
Apabila tips-tips yang dituliskan di atas sudah Anda laksanakan, maka selanjutnya yang harus dilakukan adalah menunggu dengan sabar. Jangan terkesan memaksakan kehendak kepada penyedia kerja dengan mengirimkan surat lamaran kerja berkali-kali atau menghubungi dan memaksakan diri untuk diikutkan dalam seleksi lanjutan. Kesempatan Anda untuk lolos seleksi akan semakin kecil.
Meskipun tidak menjadi pertimbangan utama, sebaiknya Anda tetap melengkapi semua persyaratan administrasi dengan sebaik-baiknya. Karena seleksi administrasi adalah pintu awal penyedia kerja atau perusahaan mengenali diri Anda. Persiapkan berkas yang telah dikirimkan melalui email, agar jika sewaktu-waktu diminta oleh penyedia kerja untuk membawa berkas tersebut, Anda sudah siap. Selamat mencoba dan semoga sukses.